Dentro das empresas é importante manter a segurança dos dados de todos os stakeholders, sejam eles colaboradores, clientes ou parceiros. No entanto, os responsáveis pela guarda dos dados pessoais necessitam de um canal oficial para comunicarem-se com os titulares das informações. O uso de uma plataforma específica para essas informações evita o descumprimento da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais.
Também conhecido como canal de DPO (Data Protection Officer), a ferramenta lançada pelo Grupo IAUDIT possibilita que todas as solicitações relacionadas à dados fiquem concentradas em somente uma plataforma, facilitando a rotina dos colaboradores envolvidos na proteção dos dados, seja um setor específico para isso para essa finalidade ou outro setor – como o de recursos humanos – que desempenha esse papel.
“Com o uso do canal de DPO, é possível evitar o descumprimento de prazo determinados pela Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD) devido ao uso da plataforma para organizar as informações. Assim como o titular dos dados terá à sua disposição um portal seguro que permitirá o registro do seu relato”, explica Cláudio Marson, head de consultoria empresarial e auditoria no Grupo IAUDIT, empresa com mais de 23 anos no mercado de canais de denúncias, auditoria e tecnologia.
Além disso, para todo registro efetuado é gerado um número de protocolo que permitirá ao titular dos dados acompanhar as tratativas por meio do portal. Segundo o especialista, para o encarregado dos dados será possível acompanhar os prazos de resposta, visualizar dashboards e relatórios, redirecionar a outras áreas as solicitações não relacionadas à proteção de dados, bem como efetuar o encerramento da demanda, inserindo as ações adotadas e resposta encaminhada ao titular dos dados.
Quais as principais funções de um Canal de DPO?
Para as empresas, a ferramenta dá visibilidade ao mercado sobre a governança corporativa existente, mostrando aos clientes e parceiros que a reputação e a confiança na organização são seguras e confiáveis.
O bom funcionamento da política interna de proteção de dados pode ser potencializada pela ferramenta, auxiliando no cumprimento da LGPD, afinal, a lei determina que é preciso manter registro das operações de tratamento de dados pessoais realizadas, especialmente quando baseado no legítimo interesse.
Além de armazenar todos os dados em um ambiente seguro, o canal de DPO é importante para revisar a política de privacidade e gestão de dados pessoais. “A ferramenta traz a possibilidade de verificar as medidas de segurança no tratamento de dados, determinar medidas de prevenção contra vazamento de informações e atuar como canal de comunicação entre o controlador, o operador, os titulares dos dados e a Autoridade Nacional de Proteção de Dados”, comenta Marson.
A plataforma também permite avaliar o inventário de dados, eletrônicos ou não, referentes às informações pessoais de todos os stakeholders e aprimorar os controles de atualização do mapeamento de dados, tendo acesso até mesmo às atualizações das cláusulas de contratos de dados.
“Dentro disso, é importante contar com o apoio de empresa especializada para analisar previamente todas as demandas recebidas, redirecionando às áreas competentes assuntos não relacionados à proteção de dados, otimizando desta forma a atuação do encarregado de dados nas empresas”, finaliza o especialista.
