A jornada de uma organização em direção à transformação digital geralmente começa com um projeto de digitalização de documentos. Embora esse processo possa parecer simples, há muitos aspectos que devem ser levados em conta, como, por exemplo, se será feito internamente ou terceirizado. Essa decisão é geralmente baseada na quantidade de arquivos que a empresa possui.
Existem vários motivos positivos para migrar para um sistema de documentos sem papel. Os registros eletrônicos são mais fáceis de armazenar e localizar, podem ser compartilhados remotamente, reduzem os custos e são realmente melhores de fazer backup. O maior problema é que a maioria dos projetos de conversão começa com uma sala cheia de arquivos e essa tarefa pode parecer assustadora.
Em qualquer caso, a preparação de documentos é um primeiro passo essencial para garantir que um projeto de digitalização corra bem. Por isso que é vital entender como preparar esses arquivos para digitalização.
Antes de qualquer coisa é preciso determinar como esses arquivos serão organizados e nomeados quando digitalizados. Eles serão divididos no nível da pasta, de documento ou outras formas que façam sentido para o negócio? Cada empresa tem uma necessidade. Essa determinação é muito importante para a fase de planejamento, pois com essas informações, os preparadores saberão onde adicionar as folhas de correção ou separadoras, que irão indicar ao scanner ou programa de software de digitalização o início e o fim de um documento ou pasta.
Feito isso, é hora de iniciar a separação e para isso escolha um espaço grande e limpo para manusear os documentos. É preciso remover clipes de papel, grampos, elásticos, notas adesivas e certificar que estão livres de poeira e outros tipos de sujeira. Além de reparar os papéis danificados.
Todo esse trabalho, pode exigir muito tempo da sua equipe, por isso optar por uma solução terceirizada pode ser muito mais vantajoso. Essas empresas contam com especialistas em preparação de documentos garantindo agilidade, economia e qualidade dos arquivos. 
Optar pela terceirização libera sua equipe para atividades mais estratégicas e também elimina a necessidade de altos investimentos em equipamentos, já que essas empresas possuem os dispositivos e a experiência necessários para digitalizar diferentes tipos de documentos. Além disso, é possível saber exatamente os custos, já que o contrato é fechado conforme as necessidades de cada organização.
Embora você certamente possa digitalizar documentos internamente, a terceirização faz mais sentido financeiro, pois libera espaço no escritório, não requer investimento em equipamentos caros e recursos humanos, cria um ambiente seguro para seus dados e gera eficiência com melhor custo-benefício.
*Por Inon Neves, vice-presidente sênior da Access Latam.
