A privacidade dos dados e a segurança cibernética são grandes preocupações para as organizações. Além das constantes ameaças de hackers, regulamentações como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) atribuem ainda mais responsabilidade às empresas para adoção de medidas adequadas, que evitem o vazamento de informações.
Ao mesmo tempo, hoje não há mais espaço para o papel no mundo corporativo. Nestas condições, é crucial implementar soluções automatizadas e inteligentes para processar e arquivar documentos de forma segura. Neste contexto, a digitalização de documentos é passo importante para automatizar processos e alcançar a conformidade com as melhores práticas de segurança de dados.
A digitalização admite melhor controle dos documentos – onde eles são salvos, como podem ser acessados, quem pode visualizá-los e compartilhá-los. É claro que, as ameaças online sempre existirão, mas os arquivos digitais permitem que você personalize seus processos de segurança, nos mínimos detalhes.
Documentos físicos em papel são vulneráveis a perdas, danos e até furtos, tornando difícil a proteção dos dados contidos neles. Os arquivos digitais, em contrapartida, podem ser criptografados e protegidos por senha, garantindo a segurança das informações confidenciais. Isso é especialmente importante quando se trabalha com registos pessoais com que contêm dados sensíveis, tais como números de documentos ou demonstrações financeiras.
A digitalização também facilita o monitoramento, em tempo real, do acesso e das alterações nos arquivos, permitindo rastrear quem acessou as informações e quando, fornecendo uma trilha de auditoria que detecta qualquer atividade não autorizada. Desse modo, é possível identificar e responder rapidamente a potenciais ameaças.
Empresas que digitalizam seus documentos estão mais preparadas para se recuperar em casos de desastres inesperados, como inundações ou incêndios. Isso porque é muito mais fácil fazer backup e proteger documentos digitais em armazenamento seguro.
Diante da necessidade de proteção de dados do impacto da LGPD e das penalidades pelo não cumprimento, a adoção da digitalização de documentos torna-se indispensável. Além disso, é importante que as organizações se mantenham atualizadas com as melhores práticas na área.
A gestão de documentos será sempre um aspecto essencial de qualquer negócio e uma parte crítica da proteção de dados. A digitalização oferece a capacidade de aplicar melhor protocolos e práticas de segurança adequados em toda a organização.
*Por Inon Neves, vice-presidente sênior da Access Latam.
