Imagine que você está dentro de um avião prestes a pousar. O primeiro passo é dado pelo piloto, que pede permissão de pouso para a torre. Uma vez que a autorização seja concedida, há uma movimentação acontecendo dentro da aeronave, bem como em solo. Como passageiro, você percebe que há uma sequência de procedimentos para fazer o avião pousar. Por exemplo, a equipe de bordo pede para que os passageiros retornem seus assentos à posição vertical. A comissária caminha pelo corredor, verificando assentos e bandejas.
No aeroporto onde o avião irá pousar também existe uma sequência a ser seguida, e além desse pouso específico, existem outros procedimentos como decolagens, manutenções e reabastecimentos. São necessários dados para melhorar a operação de cada um desses procedimentos. Por exemplo: Quanto tempo leva para os passageiros desembarcarem? E quanto ao embarque? Qual é a porcentagem de atraso nas decolagens? O atraso é causado pelo grande fluxo de passageiros no aeroporto ou pelos procedimentos de cada empresa?
É aqui que é possível ver a intersecção entre o workflow management – a gestão dos fluxos de trabalho, e o BPM – Business Process Management, ou a gestão dos processos de negócios. No nosso exemplo acima, os fluxos de trabalho são os procedimentos sequenciais que ocorreram até o avião pousar – o aviso à torre de comando, os preparativos a bordo, em solo etc.
Toda a operação de pouso, entretanto, foi gerenciada por meio de processos no aeroporto: afinal, para que a torre dê a autorização de pouso, é preciso verificar o tráfego aéreo, se há outros aviões prestes a pousar etc. Ou seja, é uma operação mais complexa, que requer uma abordagem mais estruturada – o que se aproxima do BPM.
Workflow e BPM: diferenças e similaridades
O fluxo de trabalho é uma engrenagem essencial, mas é apenas um dos muitos componentes do processo.
Um fluxo de trabalho está relacionado a uma sequência de atividades que podem ser procedimentos manuais ou automatizados (baseados em software). Por outro lado, o BPM está relacionado com a execução e gestão de processos de negócio.
Já o BPM incorpora vários fluxos de trabalho, ferramentas de automação e capital humano. Uma solução BPM incorpora a tecnologia necessária para unir os fluxos de trabalho aos processos de negócio, fazendo com que todas as engrenagens funcionem juntas e em harmonia para criar um resultado final ideal, eficiente e mais ágil.
Isso significa que, se você precisa automatizar ou organizar um processo simples em uma área como RH, por exemplo, o fluxo de trabalho é a melhor opção. Porém, se o RH já possui vários processos interligados, é necessário gerenciar vários fluxos de trabalho, formulários, notificações, relatórios – entre outros elementos que fazem parte de um processo de negócios – e é aqui que entra em ação um BPM.
Workflow e BPM podem fazer parte de uma única solução
É possível unir, sob uma única solução, os conceitos de gerenciamento de fluxos de trabalho e processos de negócios. E dentro dessa perspectiva, já existem soluções que se moldam às necessidades do negócio, e que não ficam presas a uma caixa fechada – um software sem qualquer customização.
Hoje, soluções modernas são oferecidas na modalidade de serviço, SaaS, com os benefícios de armazenamento de dados e segurança de informações. O ambiente SaaS também facilita o compartilhamento dos arquivos entre todos os profissionais que precisam estar envolvidos no trabalho. Mais do que isso, esse tipo de solução também garante ao cliente a possibilidade de parametrizar o workflow de acordo com seus processos de negócio – sem que haja silos do tipo – um software para BPM, um software para workflow, um software para assinatura digital, por exemplo.
Por último, uma solução integrada permite que áreas do negócio automatizem e digitalizem seus processos sem ter que fazer a implementação de softwares caros – e muitas vezes demorados. Aí sim, temos a tecnologia realmente funcionando a nosso favor.
*Por Yuri Macedo de Souza, gerente de pré-vendas sênior, da Access Latam.
