A digitalização de documentos é mais do que uma simples conversão de papel em formato eletrônico. É um processo que envolve a captura, o processamento, a indexação, o armazenamento e a recuperação de informações contidas em documentos de diversos tipos e origens. Isso permite que as empresas otimizem seus fluxos de trabalho, reduzam custos, melhorem a qualidade, aumentem a segurança e a conformidade, e ofereçam melhores experiências aos clientes e colaboradores.
E mesmo que estejamos falando de transformação digital e digitalização de documentos há bastante tempo, essa ainda não é uma estratégia adotada em larga escala. Pesquisas de mercado indicam que pouco mais da metade das empresas brasileiras já aderiu à digitalização de documentos – e que mesmo entre as empresas, o processo ainda está presente apenas em algumas áreas – o que faz com que haja silos digitais dentro da organização.
De fato, a digitalização de documentos traz uma série de vantagens competitivas para as empresas. A primeira delas, e talvez a mais importante, seja o aumento da eficiência: ao digitalizar documentos, as empresas eliminam a necessidade de manusear, transportar, armazenar e arquivar documentos físicos, que ocupam espaço, consomem recursos e demandam tempo. A digitalização também facilita a integração entre sistemas, permitindo que os dados sejam compartilhados e atualizados de forma rápida e precisa.
Além disso, o processo permite uma integração e tráfego de informações mais rápido entre os sistemas, bem como a automatização de processos importantes – validação, classificação, extração e enriquecimento de dados, que aumentam a produtividade e a qualidade das operações.
Com a eficiência, vem também a economia. A digitalização de documentos gera uma redução significativa de custos, tanto diretos – relacionados ao consumo de papel, tinta, impressoras, scanners, copiadoras, pastas, armários, transporte e descarte de documentos – e indiretos, contabilizados nos erros, atrasos, retrabalhos, perdas, fraudes, multas e reclamações causados pela má gestão documental. Segundo um estudo da AIIM, a Associação para Gestão de Informações e Imagens, as empresas que adotam a digitalização de documentos podem economizar até 67% nos custos operacionais.
Outro benefício da digitalização de documentos é a contribuição para a sustentabilidade ambiental. Ao reduzir o consumo de papel, as empresas evitam o desmatamento, a emissão de gases de efeito estufa, o gasto de água e energia, e a geração de resíduos sólidos. Além disso, a digitalização favorece a adoção de práticas de gestão ambiental, como a reciclagem, a reutilização e a compensação de carbono.
Segurança e compliance
Um ponto muitas vezes tratado como secundário na digitalização documental é a segurança das informações. De fato, a digitalização proporciona um maior controle e proteção de dados, essenciais para a sobrevivência e o sucesso das empresas.
Ao digitalizar documentos, as empresas podem aplicar medidas de segurança, como criptografia, assinatura digital, certificação, backup, auditoria e rastreabilidade, que impedem o acesso, a alteração, a cópia, a divulgação ou a destruição indevida das informações. A digitalização também ajuda as empresas a cumprir as normas legais e regulatórias, como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), que estabelecem regras para o tratamento de dados pessoais.
Estratégias para digitalização
A digitalização de documentos não é um fim em si mesma, mas um meio para alcançar objetivos maiores, como a transformação digital, a inovação e a competitividade. Por isso, deve ser planejada e executada de forma estratégica, levando em conta os seguintes aspectos: diagnóstico do ambiente atual, com avaliação de custos, riscos, oportunidades, necessidades e expectativas dos stakeholders envolvidos.
Uma vez que o panorama atual tenha sido mapeado, é necessário definir o planejamento, com o estabelecimento de metas, prioridades, recursos e responsabilidades, indicadores e os cronogramas da digitalização de documentos. O planejamento também inclui escolher as soluções tecnológicas, os parceiros, e fornecedores adequados.
Na fase de implementação, além de se colocar em prática o planejado, também é preciso monitorar, acompanhar, avaliar os resultados, revisando e otimizando processos de maneira contínua.
Assim, a digitalização de documentos é uma etapa fundamental para a modernização e o aprimoramento das organizações, que podem se beneficiar de mais agilidade, segurança, qualidade e produtividade em seus processos. No entanto, essa etapa requer um planejamento cuidadoso e uma implementação eficiente, que envolva os diversos atores e demandas do negócio. Somente dessa forma, a digitalização de documentos pode contribuir para a melhoria contínua e a satisfação dos clientes internos e externos.
*Por Inon Neves, vice-presidente da Access.
