No cenário atual, em que a informação se tornou um dos ativos mais valiosos para as organizações, a gestão eficiente de registros e documentos é fundamental. Com a crescente digitalização dos processos empresariais e as rigorosas exigências regulatórias, especialmente após a implementação da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) no Brasil, as empresas são pressionadas a adotar soluções tecnológicas inovadoras.
A automação e a integração de tecnologias emergentes, tais como o uso de Inteligência Artificial, aprendizado de máquina e mais futuramente, blockchain, são vistas como respostas eficazes para otimizar a retenção de registros, garantir a conformidade e proteger dados sensíveis contra ameaças cibernéticas. E, de fato, há muitos benefícios na automação desses registros. Sistemas garantem que apenas documentos de valor – necessários conforme a legislação ou por requisitos comerciais – sejam retidos durante o período exigido por lei, reduzindo o risco de não conformidade e multas subsequentes.
Inteligência artificial e aprendizado de máquina: o futuro dos dados
Olhando para o futuro, é possível prever que a integração de algoritmos e regras de conformidade sofisticados em sistemas nativos agilize ainda mais o processo de retenção de registros e melhore a eficiência dos negócios. Esta evolução permitirá que as empresas adaptem suas práticas de gerenciamento da informação aos requisitos legais e às estratégias empresariais de forma mais dinâmica e responsiva.
A aplicação de inteligência artificial e aprendizado de máquina na análise e categorização de documentos promete um salto qualitativo na gestão documental, possibilitando a identificação automática de padrões e a previsão de necessidades futuras.
No Brasil, o mercado de gestão de informações está crescendo rapidamente, impulsionado por uma combinação de fatores tecnológicos, econômicos e regulatórios. A LGPD, sem dúvidas, foi um dos maiores impulsionadores do setor, estabelecendo diretrizes rigorosas sobre como os dados pessoais devem ser coletados, armazenados, processados e compartilhados, forçando as organizações a repensarem suas práticas de gestão da informação.
Além disso, o crescente volume de dados gerados pelas organizações brasileiras, resultante da digitalização dos processos empresariais e do aumento do comércio eletrônico, tem pressionado as empresas a adotarem sistemas mais eficientes de gerenciamento de informações.
Estima-se que o mercado brasileiro de gestão de informações movimente bilhões de reais anualmente, com uma taxa de crescimento anual composta (CAGR) de cerca de 10%. Este crescimento é impulsionado pela necessidade de integração de tecnologias emergentes, como big data, análise preditiva e computação em nuvem.
Avanços na segurança cibernética também estão desempenhando um papel crucial neste cenário. As tecnologias de cibersegurança estão sendo integradas a sistemas de gerenciamento da informação para proteger informações sensíveis contra acesso não autorizado e ameaças cibernéticas. Essas integrações são multifacetadas, abrangendo uma série de ferramentas e práticas projetadas para proteger informações confidenciais contra possíveis violações.
Métodos avançados de criptografia estão na vanguarda dessa defesa, fornecendo uma base segura ao converter dados críticos em formatos ilegíveis para usuários não autorizados. Esta encriptação garante que, mesmo em caso de violação, a confidencialidade dos documentos permaneça inalterada.
Em particular, no Brasil, a incidência de crimes cibernéticos tem aumentado de forma alarmante, o que exacerba a necessidade de soluções robustas de segurança cibernética. Os avanços na segurança cibernética trabalham de forma coletiva para garantir a integridade e a confidencialidade dos documentos, proporcionando maior tranquilidade às empresas e aos seus clientes.
O objetivo não é apenas reagir às ameaças, mas antecipá-las e neutralizá-las antes que possam causar impactos negativos à organização. Na medida em que as ameaças cibernéticas evoluem, as medidas de segurança cibernética nos sistemas de gerenciamento da informação também devem evoluir.
Além da criptografia, outras tecnologias como autenticação multifatorial (MFA), monitoramento contínuo de redes e inteligência artificial para detecção de anomalias estão sendo amplamente adotadas. A MFA, por exemplo, adiciona uma camada extra de segurança exigindo que os usuários forneçam dois ou mais fatores de verificação antes de acessar sistemas ou informações sensíveis. Já a inteligência artificial permite a análise de grandes volumes de dados em tempo real, identificando padrões de comportamento anômalos que possam indicar tentativas de invasão.
O cenário brasileiro também está se beneficiando da crescente colaboração entre o setor público e privado na criação de políticas e práticas de cibersegurança. Iniciativas como a Estratégia Nacional de Segurança Cibernética (E-Ciber), visam fortalecer a resiliência cibernética do país por meio de ações coordenadas que envolvem governos, empresas e sociedade civil.
O panorama do gerenciamento da informação está passando por uma transformação significativa, impulsionado pela adoção de diversas novas tecnologias. Desde a implementação processamento de linguagem natural (PLN) avançado, até a integração de indexação automatizada de metatags e medidas sofisticadas de segurança cibernética, estas tendências estão preparando o terreno para uma abordagem mais eficiente, segura e inteligente ao gerenciamento da informação. Adotar e se adaptar a essas tendências não é apenas uma questão de se manter atualizado, trata-se de conquistar uma vantagem competitiva em um mundo digital em rápida evolução.
Ao olhar para o futuro, é claro que a evolução tecnológica continuará a moldar o campo do gerenciamento da informação. A inovação contínua em áreas como inteligência artificial, blockchain e Internet das Coisas (IoT) promete introduzir novas capacidades e funcionalidades que ainda não podemos imaginar completamente. Para as empresas brasileiras, a chave para o sucesso reside na capacidade de adotar essas tecnologias de forma estratégica, alinhando-as com seus objetivos de negócios e necessidades específicas.
*Por Inon Neves, vice-presidente da Access.
