A Vericode entende que a transformação digital depende da prevenção de erros, e é assim que a empresa faz a diferença nos negócios de seus clientes. Por isso, era evidente a sinergia com a solução de BPO da b2finance, que torna os processos contábeis, fiscais e de folhas de pagamento mais eficientes com o SAP Business One integrado. Na prática, a tecnologia ajudou a sistematizar processos de maneira inteligente, agilizando as entregas e minimizando a chance de erros humanos.
“Em um ano, o nosso número de colaboradores aumentou 140% e isso demonstra nossa força, mas também exige que tenhamos mais clareza nos nossos custos e demonstrações financeiras. A b2finance veio para nos ajudar nesse sentido. Passamos de uma contabilidade terceirizada para um sistema SAP em que podemos acompanhar todos os números em tempo real das entradas e saídas da empresa’, conta Marcelo Marchi, CEO da Vericode.
Lucro real em tempo real
Com um serviço de contabilidade terceirizada, todas as documentações eram enviadas para a sede da empresa, analisadas e depois entregues com o lucro mensal. Esta dinâmica não acompanhava mais o crescimento da Vericode e significava alguns desafios, como a impossibilidade do acompanhamento diário das contas, além disso, não era raro que os números dos lançamentos financeiros viessem com números incompatíveis aos da contabilidade, por exemplo.
Já com o sistema SAP, os lançamentos são processados e a consolidação pode ser acompanhada quase que imediatamente. Fora isso, a solução entrega muito mais detalhamento e visibilidade sobre diferentes aspectos financeiros e contábeis. Outro destaque foi o fim dos problemas de conciliação bancária, que no passado exigia que a equipe cuidasse disso manualmente para evitar erros recorrentes na antiga ferramenta.
“Essa indisponibilidade era muito ruim, mas com a solução tornou a conciliação muito mais prática e rápida. Até agora não tivemos nenhum problema nesse sentido e por ser automatizado, minimizamos a chance de erros humanos no processo. A própria ferramenta SAP disponibiliza relatórios auxiliares que indicam notas fiscais pendentes, entre outros pontos que antes precisavam ser planilhados e buscados manualmente”, explica Marchi.
Não é à toa que o próprio fechamento da contabilidade agora fica pronto uma semana antes do que era possível na dinâmica anterior. A folha de pagamento que ficava pronta um dia antes, agora está finalizada com uma folga de 4 ou 5 dias. E o lucro contábil da empresa agora pode ser consultado diariamente e não mais apenas no mês subsequente. Tudo isso significa muito mais autonomia e tempo para tomadas de decisões mais assertivas e embasadas em dados.
Implementação e suporte
Todo processo para o treinamento, configuração e implementação do SAP Business One pela b2finance foi realizado em três meses. Uma consultora foi alocada na Vericode e o aprendizado sobre o sistema começou com antecedência, assim, a partir do momento que a solução foi ao ar, toda a equipe já estava familiarizada com as funcionalidades, como o lançamento de notas e a integração com o sistema de emissão da prefeitura, o recurso para montar orçamentos, entre outras.
“Ainda é importante destacar que tanto durante todo esse processo inicial, quanto agora no dia a dia da equipe utilizando a ferramenta, o suporte que a b2finance oferece na parte financeira é algo que nós não tínhamos antes e que tem nos ajudado bastante. A rapidez com que a equipe nos atende faz a diferença”, comenta o CEO da Vericode, Marcelo Marchi.
Resultados práticos
Dentre os novos recursos que a ferramenta agregou, o vínculo do Power BI dentro do SAP também se destacou para o time da Vericode. O recurso traz todos os resultados contábeis em tempo real, dinamizando a organização, já que dentro do Power BI é possível criar um relatório com os números diretamente da plataforma SAP. Na comparação ao sistema anterior, a equipe entende que a chegada da b2finance trouxe melhorias para a rotina.
“Para a b2finance é essencial que a integração que nosso modelo de negócio oferece também seja sentida em relação à equipe. No final do dia, são as pessoas que estão utilizando nossas ferramentas, e, por isso, este cuidado com o suporte que oferecemos. É assim que garantimos que a tecnologia seja uma resposta e não outro desafio. Além disso, a possibilidade de oferecer dados, relatórios e resultados em tempo real mostra que com as ferramentas certas podemos potencializar ainda mais um time tão qualificado quanto o da Vericode”, finaliza Renata Melloni, Diretora de BPO da b2finance.
