Manter registros físicos tem um custo alto, seja com a infraestrutura para armazenamento quanto com insumos para gerar esses documentos. Da mesma forma, instalar servidores, comprando hardwares caros para instalar dentro da empresa, envolve grandes investimentos e gastos com manutenção desses equipamentos.
Por isso, serviços de armazenamento em nuvem se mostram cada vez mais viáveis economicamente para as empresas, além de oferecerem mais versatilidade e escalabilidade, facilitando o gerenciamento, acessibilidade e segurança dos arquivos armazenados.
Outro fator que otimiza a redução dos custos é o serviço sob demanda com elasticidade rápida, que permite um provisionamento escalável, podendo ser feito facilmente pelo usuário, seja para aumentar a capacidade de armazenamento ou para solicitar recursos adicionais. Dessa forma as empresas pagam somente pelo que estão usando e o escalonamento pode ser planejado e previsto nos orçamentos.
Migrar os registros físicos para o digital ou de servidores internos pode ser desafiador, principalmente se tratando da complexidade e importância desses arquivos. Por isso é necessária uma estratégia bem estruturada para indexar esses documentos alinhada às necessidades dos negócios.
Não basta apenas colocar os registros na nuvem, é preciso um sistema de gestão que permita gerenciar documentos eletrônicos com segurança, velocidade e eficiência, garantindo maior produtividade no dia a dia de trabalho, o que traz um grande impacto para as metas e resultados da empresa.
Segurança e Confiabilidade
Comparativamente, é muito mais barato prevenir um ataque cibernético do que repará-lo. Somente com multas e sanções aplicadas pela LGPD, os custos podem chegar a R$ 50 milhões. Um sistema de gerenciamento permite que a organização tenha maior controle sobre os documentos, reduzindo a possibilidade de que um ataque ocorra e os dados sejam vazados.
Além disso, oferece um grau de proteção aprimorado, permitindo que o acesso às informações seja feito apenas por usuários autorizados e garantindo que os sistemas estejam sempre atualizados com patches de segurança mais recentes.
Assim, investindo em tecnologia para arquivo e gestão em nuvem a empresa consegue reduzir custos, ganhar eficiência nos processos e ainda garantir maior segurança de dados, otimizando de maneira holística todo o orçamento da empresa.
*Por Inon Neves, vice-presidente sênior da Access Latam.
