A Cenibra reduziu pela metade o tempo médio para cadastrar novos materiais no SAP após a implantação de uma solução de gestão de dados mestres (MDM) da Akquinet Brasil. O projeto, realizado no complexo industrial da empresa em Belo Oriente (MG), também automatizou 84,8% do fluxo de cadastros e eliminou o uso de planilhas paralelas.
Antes da mudança, o cadastro de um produto ou matéria-prima levava 16 dias corridos e envolvia cinco planilhas até que as informações fossem inseridas no sistema de gestão. O processo também exigia o preenchimento manual de 94 campos distribuídos em 78 visões do SAP.
Com a implantação do MDM+ BRO, da Akquinet Brasil, 11 processos foram automatizados e 7.540 regras de negócio foram implementadas. A solução integrou quatro áreas da Cenibra em um fluxo padronizado e reduziu para 50% o tempo médio de atendimento dos novos cadastros.
Processo de cadastro passa por automação
A Central de Cadastro de Materiais da Cenibra é responsável pela criação, manutenção e governança dos dados mestres utilizados pela companhia. O aumento das demandas de manutenção e dos investimentos na operação, a partir de 2015, elevou o volume de solicitações e tornou mais evidentes as limitações do processo.
Os pedidos de novos materiais eram encaminhados à Central de Cadastro por meio de campos de texto livre nas notas PM, utilizadas no módulo Plant Maintenance do SAP. A falta de padronização podia resultar em informações incompletas ou inconsistentes.
Além dos campos no sistema, as equipes precisavam utilizar cinco planilhas para consolidar as informações antes da carga no SAP. Também não havia acompanhamento estruturado do status das solicitações nem indicadores de desempenho da Central de Cadastro.
A partir de um diagnóstico realizado em conjunto com as equipes de TI e Suprimentos da Cenibra, a Akquinet mapeou os processos existentes e estruturou novos fluxos de trabalho. As regras implementadas passaram a automatizar o preenchimento das informações em uma única interface.
Com a mudança, as funcionalidades de classificação do SAP passaram a ser utilizadas de forma integrada ao novo fluxo, enquanto controles realizados por e-mail e planilhas paralelas foram eliminados.
Governança melhora qualidade dos dados
A mudança também afetou as atividades das áreas que dependem das informações cadastradas no ERP. Para Romain Teixeira, especialista em Suprimentos na Cenibra, a solução trouxe ganhos de padronização, governança e rastreabilidade.
“A solução reduziu significativamente duplicidades, inconsistências e retrabalho, além de aumentar a qualidade e a confiabilidade dos dados mestres”, afirma Teixeira, ressaltando que a mudança também se sustenta na rastreabilidade.* “Com workflows automatizados, validações e rastreabilidade completa, o processo tornou-se mais eficiente, auditável e alinhado às melhores práticas de gestão, gerando ganhos operacionais e apoiando tomadas de decisão mais assertivas”.*
Na área de tecnologia, a automação reduziu o retrabalho associado à qualidade dos cadastros e permitiu direcionar esforços para outras atividades.
“A automação dos processos de cadastro trouxe mais padronização, segurança e rastreabilidade, reduzindo retrabalho e eliminando inconsistências que impactavam diversas áreas do negócio”, diz Ricardo Lima, especialista em Tecnologia da Informação na Cenibra. “Além dos ganhos operacionais, a solução permitiu que a equipe de tecnologia direcionasse esforços para iniciativas de maior valor agregado, contribuindo para a evolução digital e a eficiência da organização.”
Padronização chega a compras e manutenção
Os dados cadastrados no SAP são utilizados em diferentes processos da operação, incluindo compras, estoque e manutenção. Por isso, inconsistências na origem podem gerar impactos em outras áreas da empresa.
Leonardo Libardi, CEO da Akquinet, destaca esse efeito sobre a operação.
“Quando a descrição de um cadastro nasce errada, o efeito não fica restrito ao cadastro, impacta no estoque, na manutenção da planta, em compras, em praticamente todas as áreas mais importantes da empresa. Agora, na Cenibra, a informação nasce padronizada e validada na origem e os ganhos se propagam para toda a empresa.”, explica.
A Cenibra opera duas linhas de celulose branqueada de fibra curta de eucalipto em Belo Oriente, está presente em mais de 80 municípios mineiros e gera mais de 8 mil empregos diretos. A empresa também é a primeira do setor florestal reconhecida pela Certificação LIFE.
Com a digitalização dos processos de cadastro, a companhia passou a contar com fluxos padronizados, rastreabilidade das solicitações e maior controle sobre indicadores e SLAs. O projeto também eliminou desvios nas especificações de materiais e reduziu o retrabalho relacionado à gestão dos dados mestres.
